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关于做好疫情防控期间研究生网络视频答辩工作的通知

时间:2020-05-21 09:22来源:学位办 作者:研究生院 点击:

各相关学院:

为确保研究生按期顺利毕业,经学校研究,决定在疫情防控期间采用网络视频方式组织学位论文答辩,相关工作要求如下:

一、组织实施

各学院负责组织实施学位论文答辩工作。答辩委员会组成及答辩会程序严格按照《山东科技大学学位授予工作细则》中的相关规定执行。涉密学位论文不能采用网络视频方式进行答辩。

二、网络视频答辩软件

视频答辩建议采用“腾讯会议”,也可根据实际情况依托钉钉视频会议、ZOOM、微信等平台进行,答辩委员会可选用网络投票软件(如微信小程序“腾讯投票”、“群问卷”等)或者其他线上方式进行投票表决,答辩秘书将投票结果截屏保存,打印后由答辩主席签字,作为研究生答辩及学位申请材料存档。具体视频答辩软件及方案,由各学院自行决定。

“腾讯会议”软件下载网址与使用说明如下:/uploads/soft/200520/2-2005201A91R43.docx

下载网址:https://meeting.qq.com/

使用说明https://meeting.qq.com/support.html?tab=1

三、网络视频答辩要求

1.鉴于本次视频答辩的特殊背景,学院可在学校规定时限前,根据需要自主调整以往相对集中的答辩组织方式,条件成熟一批组织一批。

2.学院通过本单位网站公布网络视频答辩信息(包括答辩时间、答辩委员会组成、答辩人姓名、论文题目、指导教师、答辩使用的平台名称等)。

3.网络视频答辩的答辩委员会组成、答辩会程序、答辩学术水平要求等必须与现场答辩保持一致。答辩相关纸制材料可进行电子签名或者线下补签。

4.学院应进行政策宣讲和软件使用培训,制作视频答辩使用指南。要安排答辩秘书及相关人员对拟使用会议平台、录音录像方式、无记名投票表决方式等进行预演,同时要确认答辩委员会专家熟悉网络视频答辩、表决使用的平台和流程,确保答辩过程顺利。研究生进行视频答辩时应在单独空间全程独自进行,答辩前应熟练掌握所用视频答辩软件操作方法,并保证答辩使用的设备运行状态良好。

5.答辩秘书负责整场视频答辩的组织和录音录像工作,须提前将答辩人的学位论文电子版、视频答辩软件使用方法、答辩PPT等发送至答辩委员会委员,并负责督促答辩人和答辩委员会成员按时上线进入视频答辩会场。

四、网络视频答辩流程

1.按照预定时间,答辩秘书召集答辩委员会委员、答辩人进入网络视频会议平台的会议室,人员召集及相关调试准备工作应在答辩正式开始前15分钟准备就绪,确保答辩按时进行。答辩秘书在答辩过程中注意做好书面记录,全程录音录像。

2.答辩委员会主席主持会议,宣布答辩开始,介绍答辩委员会委员、宣读答辩流程、强调答辩纪律。

3.答辩人宣读论文《独创性声明》,在视频中共享答辩PPT,报告学位论文的主要内容。答辩全程保证网络畅通,图像清晰,声音连贯。

4.答辩委员会提问,答辩人答辩。

5.答辩及提问结束后,答辩委员会单独召开内部视频会议。委员们听取导师(或答辩秘书)对答辩人的相关情况介绍后,参阅论文专家评阅意见,对论文及答辩做出评议;就是否同意通过学位论文答辩和是否建议授予相应学位,进行网络无记名投票表决。全体委员根据表决结果和《山东科技大学学位授予工作细则》相关表决规则,讨论确定答辩委员会决议。

6.全体人员重新进入视频答辩会场,答辩委员会主席宣布答辩委员会表决结果和答辩委员会决议。

7.答辩委员会主席宣布答辩结束,全体人员退出视频答辩会场。

五、其他

1.答辩秘书于答辩后3日内,将答辩全程的录音录像、视频会议关键截图3-4张(须含答辩会所有人员在线状态截图、答辩委员会内部会议所有成员在线状态截图、投票结果截图)提交至所在学院统一留存备查,研究生院组织抽查,抽查不合格则需要重新答辩。

2.答辩秘书应将答辩人的学位审批材料按时整理立卷(其中答辩委员会网络投票表决结果由答辩秘书整理至纸制表决票),交由学院分类汇总、存档。

3.答辩过程注意使用稳定的网络和视频会议平台,并准备不同的视频会议平台作为备用,确保答辩顺利进行。若答辩中断无法进行,可视情况由答辩委员会主席决定是否稍后继续,或另行安排时间完成答辩。

4.境外留学生网络视频答辩工作适用此要求和流程,必要时由国际交流学院辅助各学院完成。

5.研究生答辩结束三天内,登录学位授予信息报送(备案)平台完善学位信息,各学院审核后按时提交。

6.学位办公室负责处理执行中的特殊问题,重要事项须在学位审核时向校学位评定委员会汇报。

附件:视频软件操作指南参考“腾讯会议”视频答辩操作流程



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                                                                                                                                                                                                                                    山东科技大学学位办公室

                                                                                                                                                 2020年520


(责任编辑:研究生院)
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